Gestão do tempo: 7 técnicas e 3 ferramentas para ajudar os clientes
Sua matriz deve ser semelhante à imagem e as tarefas devem ser priorizadas da esquerda para a direita, começando pela linha superior.
- Fazer – Prioridade 1
No quadrante superior esquerdo estão as tarefas altas em ambas as dimensões. Estas são as tarefas mais urgentes que requerem atenção imediata. Eles devem ser concluídos primeiro. - Cronograma – Prioridade 2
Tarefas importantes, mas não urgentes (quadrante superior direito) ainda não têm prazos concretos. Estas tarefas devem ser divididas em tarefas menores ou agendadas para mais tarde. - Delegar – Prioridade 3
Tarefas urgentes, mas não importantes (quadrante inferior esquerdo) não requerem sua atenção pessoal. Em vez disso, essas tarefas podem ser delegadas a outra pessoa. - Excluir – Prioridade 4
As tarefas no quadrante inferior direito oposto são as menos importantes e não urgentes. Eles podem ser descartados ou guardados para quando houver uma pausa na carga de trabalho.
No entanto, todas as tarefas não podem ser simultaneamente de grande importância e elevada urgência. Se estiverem, a priorização precisa ser implantada, ou a pessoa ficará sobrecarregada e excessivamente comprometida.
Estratégia 6: Foco no Trabalho Profundo
O trabalho profundo refere-se à capacidade de trabalhar num ambiente tranquilo e sem distrações, com intenso foco e concentração (Bhargava, 2016; Newport, 2016).
Nossas habilidades cognitivas são exercidas como um músculo neste ambiente. Nossa capacidade de concentração e produção é ampliada ao máximo e melhora com o tempo. A experiência mental é semelhante a um estado de fluxo, caracterizado por intensa concentração e foco onde a percepção do tempo desaparece (Csikszentmihalyi, 1990).
O trabalho profundo é melhor para trabalhos desafiadores que exigem foco absoluto, mas é difícil de alcançar devido às distrações em nossas vidas diárias. Portanto, o trabalho profundo deve ser considerado uma habilidade que pode ser aprimorada e aprimorada por meio da prática regular, semelhante a qualquer outra habilidade.
Comece com o seguinte ao tentar melhorar habilidades de trabalho profundas (Bhargava, 2016; Newport, 2016):
- Aloque uma porção significativa de tempo para foco ininterrupto (ou seja, sem perdas de tempo e sem interrupções).
- Reserve esse horário pela manhã, quando você se sentir revigorado e motivado. Não verifique e-mails ou outras comunicações com antecedência para evitar distrações.
- Assim como os exercícios, planeje descanso e sono suficientes. Só é possível trabalhar constantemente no mesmo ritmo do descanso. Portanto, atribua as tarefas mais gerenciáveis e menos exigentes do ponto de vista cognitivo a outros períodos de trabalho e reserve um tempo para se recuperar.
Estratégia 7: Siga o Caminho 80/20
A regra 80/20, também conhecida como princípio de Pareto, trata do desequilíbrio. A energia gasta em uma tarefa não é igual ao resultado observado (Vaccaro, 2000; Koch, 2011).
Para ilustrar melhor:
- 20% do tempo renderá 80% do trabalho. Imagine que seu cliente tem uma apresentação para entregar. Elaborar um rascunho aproximado, mas abrangente (80%) levará pouco tempo (20%).
- Porém, os 20% restantes do trabalho levarão aproximadamente 80% do tempo. Embora a maior parte do trabalho esteja concluída, o trabalho restante necessário para refinar a apresentação (20%) leva um tempo considerável (80%). Se o seu cliente tivesse planejado o projeto de forma que sobrasse apenas 20% do tempo para esta obra, ele não cumpriria o prazo.
- 20% do trabalho é essencial, enquanto 80% não é. Saber como priorizar os 20% críticos em detrimento dos 80% menos importantes é vital para gerenciar nosso tempo e carga de trabalho.
Pensando nisso, ao planejar um cronograma, faça o seguinte (Vaccaro, 2000):
- Divida o tempo disponível de forma desigual para compensar a divisão 80/20. Deixe bastante tempo para refinamentos, correções e feedback.
- Analise as tarefas e classifique-as como pertencentes à categoria 20% ou 80%. As tarefas de 20% são essenciais, produzem resultados significativos e impactam diretamente outros objetivos. As tarefas de 80% são urgentes, mas opcionais, demoram mais do que o esperado e são cansativas.
- Classifique as subtarefas como 20% ou 80% ao trabalhar em um projeto maior. Sempre priorize as tarefas essenciais (20%) em detrimento das tarefas não essenciais (80%).
Livros recomendados sobre gerenciamento de tempo
Os leitores têm muitas opções quando procuram livros sobre gerenciamento de tempo. Listamos aqui quatro livros que estão diretamente relacionados a algumas estratégias deste post. Deixe-nos saber nos comentários se você tiver alguma outra recomendação.
1. Trabalho Profundo: Regras para o Sucesso Focado em um Mundo Distraído – Cal Newport
Este livro aborda o tema do trabalho profundo: o que é, como alcançá-lo e por que é crucial.
O autor, Cal Newport, é professor de ciência da computação e entende a importância de um tempo dedicado e focado para atingir metas.
Ao contrário de muitos outros livros de autoajuda, os conselhos deste livro são acessíveis, práticos e parecem como se o autor os tivesse experimentado e testado.
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2. Hábitos Atômicos: Uma Maneira Fácil e Comprovada de Construir Bons Hábitos e Acabar com os Maus – James Clear
Se aceitarmos que podemos melhorar nossas estratégias de trabalho e quebrar nossos maus hábitos, então recomendamos Hábitos Atômicos .
Este livro descreve como mudanças ambientais pequenas e consistentes podem ajudar a formar hábitos.
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Se você gostou deste livro, também recomendamos Tiny Habits de BJ Fogg . É semelhante aos Hábitos Atômicos , mas um pouco mais prático.
3. O Princípio 80/20: O Segredo para Conseguir Mais com Menos – Richard Koch
Há uma razão pela qual este livro é tão conceituado. Koch explora a história do princípio 80/20 e fornece numerosos exemplos históricos deste princípio.
A proporção numérica precisa não é essencial, mas o conceito do desequilíbrio entre insumos e produtos é vital. Para ajudar os leitores a compreender como implementar este princípio na sua vida quotidiana, Koch descreve vários passos fundamentais para identificar a divisão 80/20 e priorizar as tarefas mais críticas que produzem os resultados mais importantes.
Este é um livro prático e, uma vez compreendido o princípio, os leitores podem facilmente pular para os capítulos mais críticos. É um livro excelente para pessoas que estão com falta de tempo e precisam apenas de um rápido lembrete do princípio.
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PositivePsychology.com tem uma extensa coleção de planilhas e ferramentas para nossos leitores que podem ajudar no gerenciamento do tempo ou na eliminação de perdas de tempo.
Atividades de definição de metas
Produtividade e definição de metas são tópicos populares em nosso blog. Se você não sabe por onde começar, recomendamos este post: Atividades, exercícios e jogos para definição de metas. Ele faz referência a várias ferramentas que ajudam os clientes a identificar e definir seus objetivos, incluindo aplicativos, planilhas e exercícios individuais e em grupo, só para citar alguns.
17 Exercícios de Produtividade e Eficiência no Trabalho
Nossa principal ferramenta que pode ajudar você e seus clientes no gerenciamento do tempo é esta excelente coleção de 17 exercícios de produtividade e eficiência no trabalho.
Os exercícios cobrem todas as sete estratégias discutidas nesta postagem e muito mais. O kit inclui um pequeno livreto de introdução sobre produtividade, apoiado por 17 exercícios, cada um baseado em estratégias comprovadas pela ciência.
Um exercício concentra-se no desenvolvimento de um trabalho profundo e outro utiliza o princípio 80/20. Tudo isso está disponível como um kit completo, perfeito para profissionais que desejam expandir seu kit de ferramentas para lidar com preocupações relacionadas ao trabalho, problemas de gerenciamento de tempo ou produtividade dos clientes.
Masterclass de motivação de tempo e definição de metas
A falta de motivação e objetivos pouco claros também podem afetar a gestão do tempo. Para ajudar seu cliente a lutar com motivação e definição de metas, considere inscrever-se em nossa Masterclass de Motivação e Definição de Metas©.
Esta excelente masterclass cobre o tema motivação e definição de metas com muito mais detalhes e é uma ferramenta de treinamento para profissionais.
Acompanha os 17 exercícios de produtividade e eficiência no trabalho, explorando outra faceta das preocupações e desafios no local de trabalho. A American Psychological Association reconhece esta masterclass, e os profissionais receberão nove pontos de educação continuada após a conclusão.
Uma mensagem para levar para casa
A natureza finita do tempo e a sua gestão eficaz são reconhecidas há várias décadas, desde a década de 1950 (Claessens et al., 2007). Entendemos que o gerenciamento eficaz do tempo é essencial para o estabelecimento bem-sucedido de metas, cumprimento de prazos e gerenciamento do estresse.
“Mas como?” você perguntou e nós ouvimos.
Nesta postagem, exploramos sete estratégias diferentes, cada uma focada em pelo menos um componente do gerenciamento de tempo, discutindo como estruturar melhor as tarefas, priorizar prazos, proteger o tempo e a concentração de distrações e trabalhar de maneira mais inteligente e não mais difícil.
Lembre-se de que algumas estratégias podem não funcionar para o seu cliente e pode ser necessário tentar algumas para encontrar aquela que se adapta. Mas o mais importante é reconhecer que a gestão do tempo é uma habilidade. Podemos aprender como fazê-lo e todos nós podemos melhorá-lo.
A lista de estratégias e livros apresentada neste post está incompleta; existem muitas outras estratégias. Se você usou uma técnica específica com sucesso ou desenvolveu uma abordagem nova, compartilhe conosco nos comentários. Recomendações de livros também são bem-vindas!
Esperamos que você tenha gostado de ler este artigo. Não se esqueça de baixar gratuitamente nossos três exercícios de coaching de trabalho e carreira.
